‘ডেডলাইন’ কিংবা ‘সময়সীমা’ এই শব্দটি আমাদের দৈনন্দিন জীবনের সাথে ওতপ্রোতভাবে মিশে আছে। শিক্ষাজীবনে অ্যাসাইনমেন্ট, টার্মপেপার কিংবা প্রেজেন্টেশন , চাকুরি জীবনে যেকোনো কাজেই একটি নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করা হয়ে থাকে। আমরা কি কখনো ভেবে দেখেছি কেনো আমরা ডেডলাইনের পূর্বে কোনো কাজ শেষ করতে পারি না?  কিংবা ডেডলাইন শেষ হওয়ার পূর্ব মুহুর্তে কেনো আমরা কাজ শেষ করা নিয়ে তাড়াহুড়ো করি? এই সব প্রশ্নের উত্তর দিয়েছেন ব্রিটিশ ইতিহাসবিদ সিরিল নর্থকোট পারকিনসন তাঁর বিখ্যাত প্রবন্ধে। সকলের কাছে তা পার্কিনসন’স  ল নামে পরিচিত। আজকে আমরা এই পার্কিনসন’স  ল নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করবো।

পার্কিনসন’স  ল কি ? 

ব্রিটিশ ইতিহাসবিদ সিরিল নর্থকোট পারকিনসন-এর একটি বিখ্যাত উক্তি রয়েছে যার মাধ্যমে সহজেই পার্কিনসন’স  ল বোঝা যায়। তিনি বলেছেন,

 “কোনো কাজ তার জন্য বরাদ্দ সময়ের সবটুকু ব্যবহারের উদ্দেশ্যে তার ব্যাপ্তিকে বাড়িয়েই চলে।” 

অর্থাৎ, যখন কোনো কাজ সম্পূর্ণ করার জন্য আরও সময় দেওয়া হয় তখন কাজটি সম্পূর্ণ করা  কঠিন হয়ে যায়। কারণ কাজটি তখন চাপযুক্ত এবং ভয়ঙ্কর হয়ে ওঠে। এর মানে হলো, বেশিরভাগ মানুষই তাদের দেওয়া সময়সীমাটি সম্পূর্ণ পরিমাণে ব্যবহার করবে, এমনকি যদিও হাতে থাকা কাজটি অনেক কম সময়ে করা যায়।

পারকিনসন’স ল কে দক্ষ সময় ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে বড় শত্রু হিসেবে বর্ণনা করা যেতে পারে। পারকিনসন কিন্তু এই অসুবিধাটি আবিষ্কার করেননি। তবে তিনি মানুষের এই বৈশিষ্ট্যের কথা উল্লেখ করেছেন এবং খুব ভালোভাবে বর্ণনা করেছেন।

পেছনের ইতিহাস 

“এটি একটি সাধারণ পর্যবেক্ষণ যে কাজটি প্রসারিত হয় যাতে এটির সমাপ্তির জন্য উপলব্ধ সময় পূরণ করা যায়।” ব্রিটিশ নৌ ইতিহাসবিদ এবং লেখক সিরিল নর্থকোট পারকিনসন ১৯৫৫ সালে দ্যা ইকোনমিস্ট-এ একটি প্রবন্ধের জন্য উদ্বোধনী লাইনে লিখেছিলেন, কিন্তু ‘পারকিনসন’স  ল’ নামে পরিচিত ধারণাটি আজও বেঁচে আছে। 

পারকিনসনের মূল প্রবন্ধটি ছিল ব্রিটিশ সিভিল সার্ভিসের উপর ভিত্তি করে। ১৯১৪ থেকে ১৯২৮ সালের মাঝে ব্রিটিশ নৌবাহিনীতে মোট জাহাজ সংখ্যা দুই-তৃতীয়াংশ কমে যায়, কর্মকর্তাদের সংখ্যা কমে যায় এক-তৃতীয়াংশ, অথচ নিযুক্ত আমলাদের সংখ্যা এক বছরেই বেড়ে যায় ৬%। কর্মকর্তা ও জাহাজ সংখ্যা উভয়েই কমে যাওয়ার পরও শুধু ব্যবস্থাপনার দোহাই দিয়ে আমলাদের উপস্থিতির হার ক্রমেই বৃদ্ধি পাচ্ছিল। কম কাজের কারণে স্বাভাবিকভাবেই কম জনবলই যথেষ্ট কিন্তু ব্যবস্থাপনার উদ্দেশ্যে গৃহীত পদক্ষেপসমূহ দেখে মনে হচ্ছিল, এ যেন এক বিশাল কর্মযজ্ঞ।

ভিয়েনা মেডিকেল বিশ্ববিদ্যালয়ের কমপ্লেক্স সিস্টেমের বিজ্ঞানের অধ্যাপক স্টেফান থার্নার পারকিনসন’স  ল নিয়ে আরো বিস্তারিত কাজ করেন। তার মূল কাজের অনুপ্রেরণা ছিল স্বীয় কর্মস্থল মেডিসিন বিভাগ যখন ইউনিভার্সিটি অভ ভিয়েনা থেকে পৃথক হয়ে স্বয়ংসম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠান হিসেবে আত্মপ্রকাশের সিদ্ধান্ত। ২০০৪ সালে মেডিক্যাল ইউনিভার্সিটি অভ ভিয়েনার যাত্রা শুরু হওয়ার ৪বছরের মাথায় এর কর্মীসংখ্যা মাত্র ১৫ থেকে ১০০ তে উন্নীত হয়, যদিও বিশ্ববিদ্যালয়ে কর্মরত বিজ্ঞানীর সংখ্যা অপরিবর্তিত ছিল। 

থার্নার এরপর পারকিনসনের পুরো বইটা সম্পর্কে সম্যকভাবে অবহিত হয়ে তার উপর ভিত্তি করে একটি গাণিতিক রূপরেখা তৈরি করলেন। তিনি এশিয়া, ইউরোপ, আফ্রিকা, ওশেনিয়ার বিভিন্ন দেশসমূহের মন্ত্রিপরিষদের আকার পর্যালোচনা করে এই সিদ্ধান্তে উপনীত হন যে, মন্ত্রিপরিষদের আকার মূলত একটি দেশের রাজনৈতিক ভারসাম্য, জনগণের উন্নয়নের সূচক, মত প্রকাশের স্বাধীনতা, জবাবদিহি, সরকারের কার্যকারিতাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। অর্থাৎ, মন্ত্রিপরিষদের আকার যত বড় হবে, সরকারের উৎপাদনশীলতা তত হ্রাস পাবে।

কিভাবে পারকিনসন’স ল থেকে নিজেকে এড়ানো যায়

পারকিনসন’স ল কোনো জাদু সূত্র বা একটি নির্দিষ্ট নিয়ম নয়। কিন্তু এটি একটি পর্যবেক্ষণ যা আপনি আপনাকে আরও উৎপাদনশীল  হতে সাহায্য করতে ব্যবহার করতে পারেন। আমরা কিছু কৌশল নিয়ে আলোচনা করবো যাতে আপনি পারকিনসন’স ল থেকে নিজেকে এড়াতে পারেন। 

সময় অনুসারে পরিকল্পনা করা

যখন আপনার কাছে একটি কাজ সম্পূর্ণ করার জন্য অনেক সময় থাকে, তখন আমরা কাজকে পরে করবো ভেবে ফেলে রাখি। তবে আপনি যদি আপনার সময় অনুসারে পরিকল্পনা করেন এবং নিজের জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করেন তবে বিলম্বের ফাঁদে পড়া থেকে নিজেকে এড়াতে পারেন।

আপনার লক্ষ্য লিখুন

আপনার লক্ষ্য ছোটো-বড় যাই হোক না কেন, তা লিখে রাখুন। নিয়মিত চেক ইন করে আপনার অগ্রগতি ট্র্যাক করুন এবং কী করা দরকার, এবং প্রকল্প চলাকালীন আপনার চূড়ান্ত লক্ষ্য পরিবর্তিত হয়েছে কিনা তার দিকে নজর রাখুন। এই ধরনের প্রতিফলিত লক্ষ্য-ট্র্যাকিং আপনাকে শুধু জবাবদিহি করতে সাহায্য করে না, বরং এটি আপনাকে আপনার অগ্রগতি, আপনার অবশিষ্ট কাজ সম্পর্কে ধারণা দেয়।  

কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণ করুন

আপনার যদি অনেকগুলো কাজ শেষ করার থাকে তবে সেগুলোকে অগ্রাধিকার দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ কোন কাজগুলো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা শনাক্ত করার মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি প্রথমে সেগুলোতে ফোকাস করছেন এবং কম গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো পরবর্তী সময়ের জন্য রাখছেন। 

টাইমার ব্যবহার করুন

পারকিনসন’স ল এড়াতে একটি কার্যকর উপায় হল একটি টাইমার ব্যবহার করা। আপনি যখন জানেন যে আপনার কাছে একটি কাজ সম্পূর্ণ করার জন্য শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় আছে, তখন উপলব্ধ সময় পূরণ করতে আপনার কাজটি প্রসারিত করার সম্ভাবনা কম।

কাজগুলোকে ব্রেক ডাউন করুন 

বৃহত্তর প্রকল্পগুলোকে ছোট ছোট কাজে বিভক্ত করুন এবং পুরো প্রকল্প জুড়ে নিজেকে স্ব-আরোপিত সময়সীমা দিন। একটি বড় প্রকল্পের মুখোমুখি হওয়ার সময়, এটি প্রায়শই এটির চেয়ে বেশি কঠিন এবং সময়সাপেক্ষ বলে মনে হতে পারে। কিন্তু কাজগুলোকে ভাগ করার পরে আপনার জন্য কাজ করা বেশ সহজ মনে হবে।

পারকিনসন’স ল আমাদেরকে নষ্ট সময় এবং অদক্ষ কাজের সম্পর্কে ধারণা দেয়। কেনো আমরা কোনো কাজ শেষ মুহুর্তের জন্যে ফেলে রাখি সেসম্পর্কে ধারণা দেয়। তাই আপনি যদি এটি সম্পর্কে সচেতন হন তবে সম্ভাব্য সমস্যা হতে রেহাই পেতে পারেন। উপরের কিছু কৌশল ব্যবহার করে, আপনি পারকিনসন’স ল -এর শিকার হওয়া এড়াতে পারেন এবং আপনার সময়ের সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করতে পারেন।

“তথ্যসূত্র”

প্রতিদিন আমরা চব্বিশ ঘণ্টা করে সময় পাই। মিনিটের কাঁটা হিসেব করলে ১৪৪০ মিনিট! এতো সময় পাওয়ার পরেও, অনেকসময় কোনো কাজ করতে গেলে আমরা খেই হারিয়ে ফেলি। পরীক্ষা, প্রেজেন্টেশন কিংবা গুরুত্বপূর্ণ কোনো কাজের সময় মনে হয় নিজেকে অতল সমুদ্রের গভীরে দেখতে পাই। আমরা বুঝতে পারি না কিভাবে কাজ শুরু করবো। এইসকল সমস্যা আমরা খুব সহজেই সমাধান করতে পারি ‘ইট দ্যা ফ্রগ বা ব্যাঙ খাওয়া’ মেথড অনুসরণ করে। ‘ব্যাঙ খাওয়া’ বলতে কিন্তু মোটেও উভচর প্রাণী ব্যাঙ খাওয়ার কথা বলা হয়নি। এটি মূলত একটি সময় ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি। চলুন ব্যতিক্রমী এই পদ্ধতি নিয়ে আজকে বিস্তারিত জেনে নেই।

‘ইট দ্যা ফ্রগ বা ব্যাঙ খাওয়া’ বলতে কি বোঝায়?

‘ইট দ্যা ফ্রগ বা ব্যাঙ খাওয়া’ মূলত একটি সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল। এই কৌশল অনুসরণ করে মানুষ নিজেদের কঠিন কাজগুলো শনাক্ত করে তা আগে শেষ করে। সহজ ভাষায় বলতে গেলে, ‘ব্যাঙ খাওয়া’ হলো আপনার দিনের সবচেয়ে কঠিন কাজ শনাক্ত করার এবং অন্য যেকোন কাজ করার আগে এটি সম্পূর্ণ করার প্রক্রিয়া। এই কৌশল অনুযায়ী সকালে কঠিন কাজ (ব্যাঙ খাওয়া ) সম্পন্ন করতে হবে। যদি দুটি ব্যাঙ খেতেই হয় তবে আগে বড়টি খাও। কোন কাজটি বেশি চ্যালেঞ্জিং তা শনাক্ত করুন এবং প্রথম কাজটি করুন।

ইতিহাস

বিখ্যাত আমেরিকান লেখক এবং হাস্যরসাত্মক মার্ক টোয়েন বলেছেন,

“যদি ব্যাঙ খাওয়া আপনার কাজ হয়, তবে সকালে প্রথমে এটি করা ভালো। এবং যদি দুটি ব্যাঙ খাওয়া আপনার কাজ হয় তবে প্রথমে সবচেয়ে বড়টি খাওয়া ভালো।”

টোয়েনের এই উদ্ধৃতিটির পর এই কৌশলটি বেশ সাড়া ফেলে। কিন্তু ‘ইট দ্য ফ্রগ’ ধারণা নিয়ে সর্বপ্রথম ১৭৯০ সালে ফরাসি লেখক নিকোলাস চ্যামফোর্ট তার নিজের মাতৃভাষায় লিখেছিলেন। এই বাক্যটি চ্যামফোর্ট লিখেছিলেন মোনসিয়র ডি ল্যাসে নামের একজন ব্যক্তির জন্য। কিন্তু রহস্যময় এম ডি লাসারি এবং চ্যামফোর্ট উভয়েই বিংশ শতাব্দীর মাঝামাঝি সময়ে এই শব্দগুচ্ছ থেকে বিচ্ছিন্ন হয়ে পড়েন। লেখক ব্রায়ান ট্রেসি ২০০১ সালে “ইট দ্যাট ফ্রগ!: ২১ গ্রেট ওয়েস টু স্টপ প্রোক্রাস্টিনেটিং অ্যান্ড গেট মোর ডান ইন লেস টাইম” নামের একটি বই লিখেন। বইতে তিনি “ব্যাঙ খাওয়া” ধারণাটি বর্ণনা করেছেন এবং কীভাবে আরও বেশি সফলভাবে ধারণাটি প্রয়োগ করা যায় তা নিয়ে কথা বলেছেন।

কীভাবে কাজ করে?

এই পদ্ধতি আসলে বেশ সহজ। এই পদ্ধতি অনুসারে প্রথমে কোন কাজ বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কোন কাজের অগ্রাধিকার বেশি তা চিহ্নিত করতে হবে। এই কাজগুলোকে “ব্যাঙ” বলা হয়। একবার যদি আপনি এগুলোকে আপনার প্লেট থেকে পরিষ্কার করে ফেলেন তাহলে বাকি দিনটি খারাপ যাবে না। অর্থাৎ সবচেয়ে জরুরি কাজটি চিহ্নিত করে তা তাড়াতাড়ি শেষ করতে হবে।

ব্যাঙ খাওয়ার ৩টি বিশেষ টিপস

আপনি যদি মার্ক টোয়েনের মতো সকালে প্রথমে ব্যাঙ খেতে চান তবে এই তিনটি টিপস অনুসরণ করার চেষ্টা করুন।

প্রথমত, নিয়মিত ব্যাঙ খাওয়ার অভ্যাস করা। যদিও আপনার ব্যাঙগুলো দিনের সবচেয়ে বড় কাজ এবং আপনার লক্ষ্যের দিকে অগ্রগতি করার জন্য আপনাকে নিয়মিত সেই বড় কাজগুলো সম্পাদন করতে হবে। আপনি যত বেশি ব্যাঙ খাবেন, তত বেশি অগ্রগতি দেখতে পাবেন। আপনার খাওয়া প্রতিটি ব্যাঙ অনেক বড় লক্ষ্যের একটি ছোট অংশ। এভাবে আপনি যখন ১০০টি ব্যাঙ খাবেন, তখন পিছনে ফিরে তাকালে দেখতে পারবেন আপনি কতটা অগ্রগতি করেছেন।

দ্বিতীয়ত, ব্যাঙ খাওয়া নিয়ে আগে থেকেই পরিকল্পনা করবেন না। ব্যাঙের পরিকল্পনা করা উচিত সর্বাধিক একদিন আগে। সর্বোত্তম অনুশীলন হলো আগের দিন পরিকল্পনা করা। কারণ এতে আপনার মনোযোগ বিঘ্ন হওয়ার কোনো সুযোগ থাকবে না।

তৃতীয়ত, সর্বদা সকালে ব্যাঙ খাওয়া। ব্যাঙ খাওয়ার পুরো বিষয় হল এটিকে পথ থেকে সরিয়ে দেওয়া যাতে অন্যান্য কাজ করার সময় আপনাকে এটি নিয়ে চিন্তা করতে না হয়। ব্যাঙ মানসিকভাবে চ্যালেঞ্জিং এবং এই চ্যালেঞ্জ অতিক্রম করা কঠিন। মূল বিষয় হলো কঠিন কাজটি অবিলম্বে সম্পন্ন করে বিলম্বিত করার প্রলোভনকে পরাস্ত করা। একইসাথে, আপনি যখন অন্যান্য কাজ করবেন তখন আপনার ভয় বা দুশ্চিন্তা থাকে না।

সকালের সময় সর্বোত্তম কেনো?

এই পদ্ধতিতে সকালের সময়কে সর্বোত্তম বলা হয়েছে। আচরণ বিজ্ঞানী ড্যান এরিয়েলের গবেষণা থেকে জানা যায়, ‘আমরা জেগে ওঠার পরপরই বেশ উজ্জীবিত হয়ে থাকি। ঘুম থেকে ওঠার প্রায় দুই ঘন্টা পর আমরা নিজেদের শীর্ষ শক্তি, ফোকাস এবং অনুপ্রেরণার সময়ে থাকি। যদি আমরা এই মূল্যবান ঘন্টাগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করতে পারি, তাহলে আমাদের বেশিরভাগই আমরা যা অর্জন করতে চাই তারচেয়ে অনেক বেশি সফল হব।”

‘ইট দ্যা ফ্রগ বা ব্যাঙ খাওয়া’ কৌশলটি শুধু দিনের জন্য একটি কাজ সম্পূর্ণ করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। সবচেয়ে চ্যালেঞ্জিং কাজটি সম্পন্ন করার পরে দিনের বাকি সময়ে খুব সহজেই ছোট ছোট কাজগুলি সম্পূর্ণ করা যায়। এই পদ্ধতিটি মনোযোগও বৃদ্ধি করে। অনেক সময় একসাথে অনেক কাজ করতে গিয়ে কিংবা তাড়াহুড়ো করতে গিয়ে আমরা কাজ এলোমেলো করে ফেলি, কাজের আগ্রহ হারিয়ে ফেলি। এই কৌশল অবলম্বন করে খুব সহজেই আমরা সফল হতে পারি।

“তথ্যসূত্র”